دور وهدف ومهام واختصاصات الإدارة :

الــدور : فحص وتسجيل المراسلات والمعاملات الواردة إلى الوزارة والصادرة منها وتوجيهها وتسليمها وحفظها وصيانتها، وحفظ وصيانة الوثائق المتعلقة بنشاط الوزارة بجميع أشكالها وأنواعها، وتنظيم وتيسير الإطلاع عليها والاستفادة منها.

الهــدف : تحقيق دقة وسلامة عمليات الاستلام والتسليم والتداول والحفظ لكافة المراسلات الواردة إلى الوزارة والصادرة منها.

المهام والاختصاصات :

1-  مراجعة واستلام وقيد المراسلات الواردة إلى الوزارة وتوجيهها وتسليمها إلى الإدارات المختصة.

2-  مراجعة واستلام وقيد المراسلات الصادرة من الوزارة وتوجيهها وتسليمها إلى المستفيدين أو العملاء.

3-  حفظ وتصنيف وتبويب محفوظات الوزارة من الوثائق العامة النهائية والوثائق الخاصة وفق الطرق الملائمة وبحسب نظام الحفظ المعد لذلك.

1-  القيام بأعمال الوصف والتحليل لكل محفوظات الوزارة وإعداد أدوات البحث من فهارس وأدلة إرشادية وغيرها وبما يمكن المستفيدين والمعنيين من الرجوع إلى الوثائق بكل سهولة ويسر.

2-   جمع ومعالجة البيانات المتعلقة بمواد وموضوعات وفهارس الوثائق والدراسات والأبحاث والمطبوعات المحفوظة أو التي يجب حفظها في الوزارة بمختلف أشكالها وصورها ومصادرها بالتعاون والتنسيق مع الإدارات العامة المختصة بالوزارة.

3- الإعداد الفني للمحفوظات وتصنيفها وصيانتها وإعداد وسائل البحث لتيسير الرجوع إليها للاستفادة منها.

4- تصنيف وتبويب الوثائق المحفوظة وإعداد الفهارس والأدلة وأدوات البحث المتعلقة بها لتيسير الرجوع إليها.

5-   تنظيم الإطلاع على الوثائق ونشرها أو أخذ صور منها وتيسير مهمة الباحثين وعامة المهتمين في الاستفادة منها وفقاً للقواعد واللوائح المنظمة لذلك.

6- القيام بصيانة الوثائق وترميمها ومعالجتها من كل ما يعلق بها من مسببات التهرئه أو العطب أو التلف ونحوها.

7- استخدام الآلات والمعدات الحديثة والأسلوب العلمي في أعمال الحفظ والتداول والترميم والصيانة.

8- أي مهام واختصاصات أخرى تناط بها بمقتضى التشريعات النافذة أو تكلف بها بموجب قرارات أو تعليمات من الوزير.